“Dokumen-dokumen KUH sangat penting bagi kajian akademik terkait sejarah penyelenggaraan haji maupun diplomasi Indonesia dan Saudi. Salah satu yang ditemukan adalah dokumen model pelayanan haji pada masa syekh atau sebelum muassasah yang kini sudah berganti menjadi syarikah,” terang Oman.
Perlakuan terhadap dokumen seperti itu tidak boleh sembarangan. Menurutnya, perlu dilakukan proses konservasi melalui sejumlah tahapan. Pertama, inventarisasi data. Ini meliputi proses pengumpulan, pengenalan, dan penandaan dokumen. Kedua, klasifikasi. Data-data yang sudah terkumpul, dikategorisasi secara tematik dan kronologis.
“Tahap ketiga baru kita lakukan proses digitalisasi. Kita lakukan proses alih media semua dokumen yang sudah diklasifikasi tersebut ke bentuk digital dengan perangkat dan teknik khusus,” ujar Oman.
Narasumber kedua, praktisi transformasi digital, Hadi Rahman, menambahkan bahwa hasil digitalisasi dokumen ini akan dikelola dalam kerangka manajemen pengetahuan.
“Nantinya, data tersebut akan lebih mudah diakses untuk berbagai keperluan, seperti riset akademik dan referensi pengambilan kebijakan,” tandas koordinator DREAMSEA (Digital Repository of Endangered and Affected Manuscript in Southeast Asia), program kerja sama PPIM UIN Jakarta dan CMSC Universitas Hamburgh, Jerman.(*)
